Ngenglish Yuk

Surat2 di dunia bisnis (singkatnya: Business Letter) perlu disusun dengan baik dan jelas maksudnya. Hal ini dengan tujuan supaya si pengirim dan penerima sama2 memahami maksudnya dan saling menghormati. Jika tidak tepat tata bahasanya, rancu, bahkan menggunakan kata2 yang tidak tepat, malah bisa mengundang tawa. Tentu reputasi perusahaan yang akan dipertaruhkan.

Struktur Business Letter terbagi sebagai berikut:

Salam Pembuka (Start)
- Dear HR Manager, (misalnya mau melamar pekerjaan)
- Dear Sir or Madam: (gunakan jika anda tidak tau gender penerima sehingga netral)
- Dear Bill: (penggunaan nama panggilan, biasanya karena itu teman dekat ato rekan bisnis yang telah lama dikenal)
- Dear Dr/Mr/Mrs/Miss atau Ms Smith: (penggunaan gelar panggilan digunakan jika anda benar2 tau kepada siapa dialamatkan. Gunakan Miss untuk wanita kecuali mereka meminta Mrs. Baca Bedanya Miss, Mrs dan Ms)


Referensi (The Reference)
Karena setiap hari perusahaan menerima ratusan surat ato email. Sehingga penting untuk mengingatkan referensi ini dari si penerima kepada si pengirim tentang topik yang akan dibicarakan.
Contoh:
- With reference to your advertisement in the Jakarat Post, 23rd March 2010
- As per your letter of 2nd August
- As we discussed on phone today,
- Thank you for your letter of March 5 th .

Tujuan menulis (The Reason for Writing)
Juga apa tujuan pengirim menulis surat. Apakah meminta penawaran, konfirmasi ato menjawab surat sebelumnya.
Contoh:
- I am writing to:
- inquire about
- apologize for
- I can confirm that ...

Meminta (Requesting)
Salah satu tujuan menulis surat adalah meminta penerima melakukan sesuatu.
- Could you possibly?
- Would it be possible to send requested items before June?
- I would be grateful if you could send the quotation by today since holiday in here for tomorrow.

Persetujuan (Agreeing to Requests)

-I would be delighted to give you a discount.

Bisa juga Berita Buruk (Giving Bad News)

-Unfortunately, we can not ship the items next week due to bad weather.
-I am afraid that would change the delivery date on site.

Menyampaikan dokumen (Enclosing Documents)

-I am enclosing
-Please find enclosed
-Enclosed you will find


Kalimat penutup (Closing Remarks)

- Thank you for your help. Please contact us again if:
- We can help in any way.
- There are any problems.
- You have any questions.

Reference to Future Contact
Sebenarnya ini mengharapkan si penerima merespon dalam waktu tertentu. Adalah hak pengirim untuk memberikan tenggat respon, walaupun adalah hak penerima juga menerima atau menolak karena alasan2 tertentu terkait internal perusahaan.
- I look forward to ...
- Hearing from you soon.
- Meeting you next Tuesday.
- Seeing you next Thursday.

Salam penutup (Finish)

-Yours faithfully, (Jika anda tidak tau nama orang yang dituju)
-Yours sincerely, (Jika anda tau nama orang yang dituju)
-Best wishes,
-Best regards, (Jika seseorang tersebut adalah rekan bisnis yang lama dikenal ato teman lama)